Ces dernières années, les responsabilités du secrétariat ont connu un vaste changement. Pour cette raison, de nombreuses personnes optent pour une carrière de secrétaire. Si vous êtes l’une d’entre elles, il est important pour vous de connaître les principales responsabilités qu’une secrétaire doit assumer.
Auparavant, le rôle des secrétaires se limitait à prendre des notes de leurs patrons, à taper à la machine, etc. Cependant, avec l’avènement de la technologie dans les entreprises et les bureaux, ces tâches se sont étendues à des choses qui étaient destinées au personnel d’encadrement. Aujourd’hui, les employeurs préfèrent les candidats qui ont au moins un diplôme universitaire. Il est également possible de s’inscrire à des cours de spécialisation qui forcent les personnes à s’acquitter efficacement de leurs fonctions. Bien que le rôle d’une secrétaire diffère selon l’entreprise, le profil de base du secrétaire est généralement le même dans toutes les organisations.
Secrétaire de base – Tâches et responsabilités
Prise de notes
Une secrétaire devra prendre des notes et la dictée du patron pour rédiger la correspondance ou exécuter le travail. Elle peut soit enregistrer la dictée et la transcrire plus tard, soit l’écrire.
Prévoir des réunions
Elle devra tenir un registre des rendez-vous et s’assurer que chacun d’eux se déroule sans encombre et à l’heure. Le suivi des présences, la réservation des lieux, la mise en place de blocs-notes, de crayons, de bouteilles d’eau, de verres, etc. sont également des tâches qui incombent à une secrétaire.
Communication
Plusieurs fois, elle devra effectuer des recherches pour l’autorité hiérarchique et effectuer des communications orales et écrites avec les membres du personnel ainsi que les clients au nom de son patron ou de son service.
Dépannage
Gérer les situations difficiles sans aucune aide est l’une des principales tâches d’une secrétaire. Une secrétaire peut être confrontée à des problèmes de gestion ou d’administration ; elle doit les régler seule sans l’intervention de la direction générale.
Arrêter le voyage et le logement
L’une des principales tâches d’une secrétaire est d’organiser les déplacements et l’hébergement du patron ou du personnel. Cela doit être fait de manière impeccable et méticuleuse, surtout lorsqu’il s’agit de voyages à l’étranger et de réservations d’hôtel. Un itinéraire minute par minute doit être préparé pour la commodité des voyageurs.
Organiser des activités et des événements au bureau
Organiser des activités et des événements amusants d’engagement des employés pour le département n’est pas l’activité principale d’une secrétaire, mais cela peut certainement aider à affiner ses prouesses de leadership.
Maintenir les archives
Il est du devoir de la secrétaire de maintenir les archives des documents et de la paperasse concernant les visites de délégations étrangères, les visites de clients, les inaugurations, les lancements de nouveaux produits, les activités, les événements, etc.
Gestion du matériel
Une secrétaire doit s’assurer de la livraison, et du ramassage en temps voulu et avec précision, du matériel de bureau important. Les articles à envoyer par coursier doivent être envoyés à temps, suivis et contrôlés pour une livraison efficace.
Répondre aux appels
Une secrétaire répond aux appels de son patron. Elle filtre également la liste des appelants et transmet les messages au patron ou laisse des messages à son bureau sur les « cartes pendant votre absence «.
Accueillir les visiteurs
Une secrétaire assume également la responsabilité de maintenir les relations avec les invités. Elle accueille les visiteurs et les met à l’aise en leur offrant des rafraîchissements. Elle peut également être amenée à réserver des dîners ou des hébergements pour les invités.
Gestion des membres de l’association
Gérer les adhésions et les abonnements
Il est du devoir de la secrétaire de gérer et de renouveler les adhésions à divers forums d’affaires, instituts, sociétés, etc. Elle devra également renouveler les abonnements de diverses publications auxquelles l’autorité hiérarchique s’est abonnée.
Gestion des stocks
Tenir à jour le stock disponible de fournitures de bureau, de papeterie, de matériel de bureau, etc. et prendre des dispositions pour passer une nouvelle commande.
Activités de paie
Dans une petite organisation, une secrétaire peut également avoir à entreprendre des activités liées à la paie.
Maintenir un agenda
Une secrétaire doit tenir un agenda pour suivre l’emploi du temps de son patron et inscrire ses rendez-vous en conséquence. A la fin de chaque journée, elle doit informer le patron de l’emploi du temps du lendemain.
La secrétaire doit tenir un agenda.
Rapports
Une secrétaire devra assurer la liaison entre le service et son patron. Elle devra donner un rapport précis des activités du département à son patron.
Préparation du MIS
Elle peut également aider à la compilation du rapport MIS, donnant des détails sur l’efficacité du département.
Préparation des brouillons
Une secrétaire devra rédiger, éditer et diffuser des informations par le biais de présentations, de feuilles de calcul, de lettres, de courriers, de comptes rendus de réunions, de mémos, d’itinéraires, etc.
Organiser des réunions
Une secrétaire doit programmer, organiser des réunions et tenir un registre de l’ordre du jour, des procès-verbaux et maintenir un suivi des tâches.
Assister dans les petites décisions financières
Parfois, elle doit aussi aider à la compilation des rapports financiers, des budgets, des plans, etc. du département.
Travaux administratifs courants
La secrétaire doit effectuer de temps à autre des tâches d’administration générale de bureau.
Coordination de projets
De nombreuses fois, des projets spéciaux comme 5S ou de petites activités de RSE sont attribués à la secrétaire. Elle devra coordonner avec le reste du personnel pour que le projet soit un grand succès.
Correspondance
Une secrétaire doit trier toute la correspondance, la hiérarchiser et l’étiquette pour le patron.
Qualités et compétences
- Digne de confiance
- Saine éthique de travail
- Maintien d’une bonne correspondance
- Connaissances de base en informatique
- Communication d’affaires
- Autonome
- Disposition agréable
- Personnalité présentable
- Capacités multitâches
- Compétences d’organisation et de planification
- Initiative
- Compétences interpersonnelles
- Ténacité
Bien qu’il s’agisse de deux domaines divers, les gens confondent souvent une secrétaire et une secrétaire d’entreprise. Un secrétaire est un poste d’administration de bureau tandis qu’un secrétaire d’entreprise est un poste de cadre supérieur. Un secrétaire d’entreprise veille à ce que l’entreprise respecte la conformité statutaire et réglementaire. Elle tient également les membres du conseil d’administration informés de leurs responsabilités et obligations légales. Vous pouvez devenir secrétaire d’entreprise en obtenant un certificat ou un diplôme associé dans ce domaine. Un cours ou un diplôme en droit sera un avantage supplémentaire.
Secrétaire d’entreprise – Devoirs et responsabilités
Organiser des réunions L’une des principales responsabilités d’un secrétaire d’entreprise est d’organiser et de programmer des réunions conformément aux lois d’État sur les sociétés. Cela inclut les réunions du conseil d’administration et des comités, l’assemblée annuelle des actionnaires, etc.
Information de l’ordre du jour
Le secrétaire général doit informer le conseil d’administration et les actionnaires des réunions et de leur ordre du jour. Il/elle doit prendre note de manière détaillée du déroulement de toute la réunion, notamment en documentant l’activité et les sujets discutés lors des réunions, en rédigeant les procès-verbaux et en tenant un registre de présence aux réunions. Une fois la réunion terminée, il/elle doit classer les dossiers correctement et transmettre les décisions de la réunion aux autres employés.
Conseiller les membres du conseil d’administration
Un secrétaire d’entreprise doit conseiller les membres du conseil d’administration et s’assurer qu’ils disposent des bons conseils et des bonnes ressources pour remplir leurs devoirs envers les actionnaires, conformément à la loi de l’État.
La persuasion
Une secrétaire d’entreprise doit servir de point de contact entre l’entreprise et tous les marchés de valeurs mobilières, où les actions de l’organisation sont cotées. Elle doit vérifier les exigences obligatoires des différents marchés et y répondre en conséquence.
Maintien des dossiers
Un secrétaire d’entreprise doit tenir des dossiers précis et à jour pour les différentes fonctions, décisions et actions de l’entreprise.
Relations avec les actionnaires
Elle maintient également les relations avec les actionnaires en répondant à leurs demandes et en faisant remonter leurs communications aux administrateurs.
Certificats d’actions
Une secrétaire d’entreprise agit en tant que liaison de l’entreprise pour le transfert et le remplacement des certificats d’actions. Elle tient un registre et une documentation des certificats d’action. Elle est également responsable devant les actionnaires s’ils ont des doutes à ce sujet.
Gouvernance d’entreprise
Un secrétaire d’entreprise fournit des conseils sur les questions liées à la gouvernance d’entreprise. Dans certaines organisations, la secrétaire d’entreprise remplit ce rôle de spécialiste. Elle est également chargée des lignes directrices, des politiques et des principes de gouvernance d’entreprise de l’entreprise.
Communication d’entreprise
Une secrétaire générale doit communiquer avec les actionnaires de temps en temps. Elle doit préparer, publier et envoyer les rapports annuels, les circulaires, les avis et les notifications de réunions aux actionnaires. Elle doit rendre publiques les questions qui nécessitent des divulgations essentielles.
Élection des administrateurs
Lorsque l’entreprise nomme un nouvel administrateur, il incombe à la secrétaire générale non seulement de le guider, mais aussi d’organiser des programmes de formation spéciaux à son intention. Elle peut également se pencher sur la procédure de gouvernance pour la réélection des administrateurs.
Code de conduite et politiques de l’entreprise
Le secrétaire devra administrer le code de conduite de l’entreprise, encadrer différentes politiques, préparer des manuels de directives politiques et s’assurer que la conformité est respectée
Enregistrement
Une secrétaire doit veiller à ce que les exigences légales et réglementaires soient respectées. Elle joue également un rôle essentiel dans le dépôt des rapports, documents et déclarations obligatoires auprès de la Securities and Exchange Commission.
Compliance
Un secrétaire d’entreprise doit s’occuper de la conformité des lois fédérales et étatiques sur la gouvernance, des lois sur les sociétés et les valeurs mobilières, et d’autres conformités juridiques de l’entreprise.
Autres tâches
Un secrétaire d’entreprise doit s’assurer que la direction suit les exigences légales pour des activités telles que l’émission d’actions, la gouvernance des filiales, la déclaration de dividendes, l’acquisition, la fusion, la signature d’un protocole d’accord, les dépenses d’investissement ou la cession d’un bien d’équipement.
Qualités et ensembles de compétences
- Professionnalisme
- Responsabilité
- Compétences en matière d’organisation et de planification
- Connaissance de l’entreprise
- Connaissances juridiques et réglementaires
- Expert en opérations commerciales
- Communication commerciale
- Compétences en matière de dépannage
- Prospective
- Intuitif
- Alerte
- Multitâche
- Compétences interpersonnelles
- Compétences comptables
- Proactivité
Bien que diversifiés, ces deux emplois exigent un maître d’œuvre hautement responsable et compétent. Même une petite défaillance dans les tâches d’une secrétaire peut affecter le travail, le calendrier et la planification de son patron, ce qui peut également entraîner une perte financière. D’autre part, l’échec ou l’ignorance d’un secrétaire d’entreprise peut entraîner de graves conséquences juridiques pour l’entreprise. Aristote a dit à juste titre : «Le plaisir dans le travail met la perfection dans le travail». Par conséquent, quel que soit l’emploi que vous choisissez, n’oubliez pas de profiter pleinement de votre travail.